派遣会社に登録したものの、「会社との電話対応が苦手」「つい電話で緊張してしまう」といった不安や悩みをお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか。
そこで今回は、派遣会社と電話するときの基本マナーと、パターン別の電話のかけ方をご紹介します。
また、派遣会社からしつこくかかってくる電話の対処法やかけてくる理由、電話対応に関するよくある質問についても、合わせて解説していきます。派遣会社との電話のコツをしっかりと押さえて、安心して電話をしましょう。
派遣会社に電話する時の基本マナー
派遣会社と電話でやり取りをする際に必要な電話の基本マナーは、社会人としても求められます。電話が苦手な人は、派遣会社との電話で、やり取りに慣れていくと良いでしょう。
ここでは、電話をする際の基本マナーについて紹介していきます。派遣会社への電話にお困りの方は、ぜひご覧ください。
派遣会社についてまだ詳しく知らない方はこちらの記事を参考にしてみてください。
電話をする前の準備
派遣会社への連絡では、必要事項を伝えられたり仕事を紹介してもらえたりすることが多いです。そのため、電話内容をメモできるようにメモ帳・筆記用具を用意しておくと良いでしょう。
また、自分のスケジュールを手元ですぐに確認できるようにしておくと、仕事の開始時期や選考会への参加の可否などが可能かを確認しやすいです。
まずは名乗る
電話がつながったらまずは自分の氏名を名乗りましょう。
すでに今回電話中の派遣会社に所属している場合は、氏名の他に登録ナンバーや所属を伝えることも忘れないようにします。
「お世話になっております」と挨拶する
氏名を名乗ると同時に使いたい挨拶が「お世話になっております」というフレーズです。
具体的には
・「お世話になっております。登録ナンバー●●の▲▲（自分の氏名）と申します。」
・「お世話になっております。現在〇〇株式会社（遣先企業名）にて勤務しております▲▲（自分の氏名）と申します。」
と伝えると自然な流れになります。
結論から伝える
所属や氏名を名乗った後は、結論を先に伝えるようにしましょう。結論を後回しにして話をすると、話したいことがうまく伝わらない上、相手の貴重な時間を無駄に消費させてしまいます。
「今日は〇〇の件についてお電話いたしました。」と用件を伝えてから話を始めるようにしましょう。
一呼吸おいて電話を切る
電話を切る際に気を付けたいポイントは、一呼吸おいてから電話を切ることです。
電話が終了して緊張感から解放されると、思わずすぐに電話を切りそうになってしまいますが、グッとこらえてまずはゆっくり一呼吸おいてください。
一呼吸おいてから電話を切ることで、相手に対しての気遣いが伝わります。
派遣会社への電話のかけ方をパターン別に紹介
次に、派遣会社への電話のかけ方をパターン別に見ていきましょう。電話の状況ごとに、具体的な対応の文言をご紹介していきます。派遣はもちろん、バイト先への電話の仕方や受け答えにも通用するので、マスターしておきましょう。
仕事を休むと伝える場合の電話のかけ方
・派遣先企業に電話する場合
例：「お世話になっております。わたくし●●派遣会社より〇〇に（所属の部署）勤務しております▲▲（氏名）と申します。本日は体調不良のためお休みをいただきたいです。ご迷惑をおかけいたしますがよろしくお願いいたします。」
電話の際は就労先の所属部署を伝えることを忘れないようにしましょう。
・派遣会社に電話する場合
例：「お世話になっております。登録ナンバー●●の▲▲で（氏名）です。本日は〇〇（派遣先の企業）に勤務予定でしたが体調不良のため、お休みをいただきたいです。ご迷惑をおかけしますがよろしくお願いいたします。」
派遣会社に対しては、自分の派遣先企業の名前を伝えることで、よりスムーズな対応をとってもらえます。
派遣会社や担当者への折り返し電話のかけ方
・派遣会社への折り返し電話
例：「お世話になっております。先ほどご連絡いただきました登録ナンバー〇〇の▲▲（氏名）と申します。すぐに出られなくて申し訳ありませんでした。」
・担当者への折り返し電話
例：「お世話になっております。先ほどご連絡いただきました▲▲です。着信に出られず申し訳ありません。ご用件はどのようなものでしょうか。」
どちらのケースも、すぐに電話に出られなかったことを必ず詫びるようにしましょう。
求人にエントリーする場合の電話のかけ方
例：「お世話になっております。登録ナンバー●●の▲▲で（氏名）です。本日は掲載の求人エントリーの件でお電話いたしました。」
まずは手短に用件を伝えましょう。「どんな求人か」については、聞かれてから答えるようにしてください。
仕事に関する相談をしたい場合の電話のかけ方
例：「お世話になっております。登録ナンバー●●の▲▲で（氏名）です。本日はお仕事についてご相談があり連絡いたしました。担当者の◎◎さんはご在席でしょうか。」
担当者の名前を伝えるとスムーズに対応してもらえます。
担当者が不在の場合の電話のかけ方
例：「担当者の◎◎さんがご不在のようでしたので改めてご連絡させていただきます。もし可能でしたら◎◎さんと連絡の取れる時間帯を教えていただけますとありがたいです。」
自分からかけなおすことを伝えて、担当者が確実にいる時間が分かるかどうかも確認しておきましょう。どの電話の際も、基本は「用件を端的に伝える」のを心がけてください。
派遣会社からの電話がしつこい時の対処法
派遣会社に登録している人の中には、派遣会社からの電話連絡がしつこいという悩みを抱えている人もいるのではないでしょうか。ここでは、派遣会社からの電話がしつこいときの対処法について解説していくので、しつこい電話にお悩みの方は、ぜひ参考にしてみてください。
連絡手段を電話以外にしてもらう
電話がしつこくて困る場合は派遣会社に「多忙のため、御用の際はメールにてご連絡いただけますと幸いです。」と伝えて、できるだけメールで連絡をしてもらうようにすると良いでしょう。メールなら電話で毎回時間が取られることはありませんし、自分が確認しておきたい部分だけチェックすれば良いので、手間もかかりません。
働けない理由を説明する
電話がしつこい場合は、電話をしてきた派遣会社の紹介で勤務できない理由を述べるようにしましょう。「今はスケジュール上働くのは難しい」「正社員での勤務が決まった」など、就労が決まった旨を説明することで電話連絡を止められます。
転職活動が終了したら退会手続きをする
無事に就労先が決定した場合は、速やかに派遣会社の退会手続きをすれば、不要な電話連絡を防ぐことができます。退会した場合でも、必要になれば再登録ができるので、ずっと登録したままでいる必要はありません。また、必要になったときに再登録をするようにすると良いでしょう。
マイページの登録内容をより充実させる
派遣会社は、あなたの現況を把握する、もしくは希望条件に合う仕事を紹介するために連絡をする傾向にあります。
そのため、電話連絡を減らすためには、常日頃からマイページの内容を具体的に記入しておくのが効果的です。具体的に記載することで「仕事についてしっかり考えている」ことが伝わり、必要以上の連絡が来なくなる可能性が高いです。
派遣会社が電話をかけてくる目的は？
先ほども少し解説した通り、派遣会社はあなたの現況を把握する、もしくは希望条件に合う仕事を紹介するために連絡することが多いです。
仕事を探している場合は電話に出たほうが良いですし、出られなかった場合は必ず折り返すようにしましょう。仕事を紹介してもらうためには、派遣会社からの信頼を失わないようにすることが大切です。
また、派遣会社の社員は定期的に自身が担当する登録者の現状を確認する必要があります。マイページが更新されていない、しばらく仕事をしていない、しばらく連絡を取っていないという場合は、あなたの現在の就労状況を確認するために電話をしてきた可能性が高いです。
派遣の電話に関するよくある質問
ここからは派遣の電話について実際によくある質問について解説をしていきます。各質問ともに具体的な解決方法を記載していますから、ぜひ参考にしてみてください。
派遣会社への折り返し電話は料金がかかる？
「派遣会社から電話がかかってきたけど通話代を取られるからかけたくない」と思ってしまう方もいますよね。
かかってきた派遣会社の電話番号が「0120」から始まるフリーダイヤルの場合は、無料で通話ができますから、安心して折り返しの連絡ができます。
かかってきた電話が「0120」でない場合は、派遣会社のホームページを確認してみてください。ほとんどの会社がフリーダイヤルの番号を記載していますから、そちらを利用しましょう。
派遣会社から折り返し電話が来ない場合は？
あなたから派遣会社に電話をしたけれどつながらず、その後も折り返し連絡が無いという場合もあるでしょう。その場合は、もう一度連絡をしても良いのか悩んでしまいますよね。
折り返しの電話が来ない理由としては、主に下記の2つが想定されます。
・電話がもし1つの仕事を複数人に案内する旨の連絡であれば、担当を多く持っている社員が再連絡を忘れている
・社員の仕事が立て込んでいる、電話に出られない作業をしている（顔合わせに同行中や面談等）ため折り返せない
派遣会社の社員は多忙な場合が多いですから、折り返しがないまま丸1日経った場合は、念のためもう一度電話をかけることをおすすめします。
派遣会社からの電話は無視してもOK？
「派遣会社からの電話がしつこいから無視しようかな」といった意見がネット上で見られますが、パターンによっては注意が必要です。
連絡が着信履歴のみの場合は急用でない確率が高いので、無視しても問題ない可能性が高いです。
しかし、留守電メッセージが入っている場合は急用の場合があります。メッセージを確認して、すぐに折り返し連絡をしましょう。信用を失わないためには、極力電話には折り返すように努めるようにしてください。
まとめ
今回の記事では、派遣会社へ電話をする際のマナーやパターン別の派遣会社への電話のかけ方、派遣会社からの電話がしつこいときの対処法などをご紹介しました。
電話はお互いの表情が見えないツールですから、普段の会話以上に細部に気を配ることが大切です。初めから終わりまで「相手がこの電話を切った後自分のことをどう感じたか」を常に意識しながら電話をかけるよう努めることで、相手に失礼のない電話対応ができます。
今回の記事を読んで身につけた電話応対力を試したい方には、コールセンター業務がおすすめです。気になる方はこちらもぜひご覧ください。
